Thank you for taking part in our townhall last week and for the positive feedback you have given us since. 850 of you joined, but for those who were not able to, the recording is here.

We were not able to answer all your questions in the one hour we had, and we noted that several points came up repeatedly. Therefore we would like to add the following:

1. UN plans for return to office: As of today, only a very small number of specifically-identified staff needed to prepare the premises will be back to the office.  From 8 June until end June, there will be a gradual return to office with no more than 30 per cent allowed on the premises at one time. Staff will be encouraged to continue telecommuting if possible, particularly those at risk or living with those at risk. We are in touch with management to ensure that concerns regarding safe use of buildings are properly addressed. We understand that hand sanitizers will be made available around the building. Masks will be provided to those whose functions don’t allow them to keep the required physical distance, such as movers.
2. Telecommuting post-COVID 19: We believe that as long as there is a risk of catching the COVID-19 virus, we need to ensure caution in plans to return to the office, and the exceptional nature of this situation provides a strong justification for this. However, once this exceptional period ends, we need to recall that G and P salaries are set at a level that the ICSC believes is required in order to live in Geneva so as to be present physically on UN premises. This is why the current administrative instruction limits telecommuting to three days a week. Even telecommuting temporarily from another duty station requires a compelling reason. We know that member states are closely watching pay, particularly for Geneva, as they seek to cut costs. We also know that any move by us to request telecommuting five days a week once normal times resume, and delink our work location from the Palais, will also trigger moves to delink our salaries from pay and cost of living in Geneva.
3. Financial situation and regular budget freeze: Due to the cash crisis, management has frozen all selections and recruitments on the regular budget. This freeze will last at least until the autumn and probably well beyond given current economic forecasts.
4. Delegation of authority: The Secretary-General devolved a lot of important powers to heads of departments in 2019. These include making exception to the rules governing staff selection, performance and other matters, and all without appropriate checks and balances. We recently learned that further powers have been devolved that include the power to terminate all contracts in case of reductions in numbers of staff. We fear that this could lead to further abuse and favoritism at a time when the organization has no policy to ensure fairness and transparency in downsizing.
5. Pension Fund: We organized an earlier townhall on this topic. Since then there has been a marked increase in transparency on the fund’s positions. It would appear that while the market drop ate into many of the large gains in the last two years, the fund remains actuarily positive. A more conservative investment approach is also being formulated. A townhall on green investments will be organized.
6. SHP: The current situation has highlighted the risks linked to open office and hot desking workspaces. Even after the COVID-19 is defeated, staff in the H (hotdesking) building will remain more exposed to other viral spreads. We are in discussions with the SHP team on this matter. While the move for ECE, OCHA, administration and CEB is now postponed to first quarter of 2021, we are disappointed that for now there are no plans to make significant changes for cost reasons. Options are being looked at with the aim to reducing the risks related to such an office layout and we will be consulting relevant colleagues shortly on this matter.
7. Access to personal belongings and work equipment at the office: Based on your queries, we can confirm that should you wish to collect anything you left behind at the office, as well as work equipment that would make telecommuting easier, you can liaise with your supervisor who will ensure that the necessary arrangements are made with security to allow your access to the premises.
8. The pay cut: The tribunal in Nairobi is currently operational and telecommuting. However, our case is currently still waiting to be considered. We have raised this matter with the UN’s Internal Justice Council to see whether the UNDT could adopt a system of prioritization. 

Thank you once again for taking part in the townhall.

If you have any concern or question, please do not hesitate to send us an email to: unogstaffcouncil@un.org.

Vous avez été 850 à participer à notre réunion générale de la semaine dernière et nous vous en remercions. Si vous n’avez pas pu y participer, vous en trouverez l’enregistrement en cliquant sur ce lien. Merci également pour les commentaires positifs que vous nous avez envoyés.

Il était difficile, dans l’intervalle d’une heure, de répondre à toutes vos interrogations. C’est pourquoi nous souhaitons apporter quelques précisions à propos de certaines questions qui ont été soulevées à plusieurs reprises :

1. Planification du retour au bureau : A compter d’aujourd’hui, seul un très petit nombre de personnes spécifiquement identifiées et nécessaires à la préparation des locaux retournera au bureau. Un retour graduel se fera entre le 8 juin et la fin juin, mais le nombre de personnes présentes dans les locaux ne pourra excéder 30 % de l’effectif total. Le personnel sera encouragé à poursuivre le télétravail dans la mesure du possible, en particulier les personnes à risque ou vivant avec des personnes à risque. Nous sommes en contact avec l’Administration pour faire en sorte que les questions de sécurité relatives à l’occupation des bâtiments soient dûment prises en compte. Nous avons appris que du désinfectant pour les mains serait disponible dans l’ensemble des bâtiments. Des masques seront fournis à ceux dont les fonctions ne permettent pas de garder la distance physique requise, tels que les déménageurs.
2. Le télétravail après la pandémie de COVID-19 : Nous pensons que tant que le risque d’infection persiste, la prudence est de mise dans la programmation des retours au bureau. La nature exceptionnelle de cette situation justifie pleinement une telle prudence. Cependant, en prévision du retour à la normale, nous rappelons que la CFPI a fixé le niveau des salaires des fonctionnaires des catégories “Services généraux” et “Professionnels” de telle façon qu’ils puissent être physiquement présents dans les locaux de l’ONU. C’est pourquoi l’instruction administrative actuelle limite la durée du télétravail à trois jours par semaine. Le télétravail depuis un autre lieu d’affectation ne peut être accordé que temporairement, et uniquement s’il est motivé par une raison impérieuse. Nous savons que les États Membres surveillent de près les salaires, en particulier à Genève, car ils cherchent à réduire les coûts salariaux. C’est pourquoi il serait très risqué de demander à l’Administration, après le retour à une situation normale, que le télétravail cinq jours par semaine devienne une nouvelle norme. Cela conduirait à des tentatives de dissociation entre nos salaires et le coût de la vie à Genève.
3. Situation financière et gel des postes financés au titre du budget ordinaire : En raison de la crise de trésorerie actuelle, l’Administration a gelé toutes les sélections et tous les recrutements relevant du budget ordinaire. Ce gel durera au moins jusqu’à l’automne et se prolongera probablement bien au-delà compte tenu des prévisions économiques actuelles.
4. Délégation de pouvoirs (DOA) : Le Secrétaire général a délégué beaucoup de pouvoirs importants aux chefs de départements en 2019. Il s’agit notamment de faire des exceptions aux règles régissant entre autres la sélection du personnel et la performance, et tout cela sans contrepoids approprié. Nous avons récemment appris que d’autres pouvoirs avaient été accordés, notamment celui de mettre un terme à tout type de contrats en cas de réduction des effectifs. Nous craignons que cela n’entraîne des abus et n’encourage le favoritisme, d’autant plus que l’Organisation n’a mis en place aucune mesure pour assurer l’équité et la transparence en matière de réduction des effectifs.
5. Caisse des pensions : Nous avons déjà organisé une réunion générale sur ce sujet. Depuis lors, la transparence sur les positions de la Caisse s’est nettement accrue. Bien que la chute des marchés ait absorbé une grande partie des gains importants réalisés au cours des deux dernières années, les comptes semblent être demeurés positifs sur le plan actuariel. Une politique d’investissements plus prudente est également en cours d’élaboration. Une réunion générale sur les investissements verts va être organisée.
6. Plan stratégique patrimonial (PSP) : La situation actuelle a mis en évidence les risques liés aux espaces de travail à bureaux ouverts et au « hot-desking ». Même lorsque le coronavirus aura été vaincu, le personnel du bâtiment H (« hot-desking ») restera très exposé à d’autres propagations virales. Nous sommes en discussion avec l’équipe du PSP à ce sujet. Bien que le déménagement de la CEE, du BCAH, de la Division de l’administration et du Bureau du Conseil des chefs de secrétariat ait été reporté au premier trimestre de 2021, nous déplorons que, pour des raisons financières, rien n’ait été fait pour apporter des changements notables aux plans initiaux. Différentes solutions visant à réduire les risques liés à un tel aménagement des bureaux sont actuellement à l’examen et nous consulterons prochainement les collègues concernés à ce sujet.
7. Accès aux effets personnels et au matériel restés au bureau : Nous confirmons que, suite à vos demandes, il vous est possible d’aller chercher au bureau vos effets personnels, ainsi que le matériel susceptible de faciliter le télétravail. Vous pouvez pour cela prendre contact avec votre supérieur hiérarchique, qui prendra les dispositions nécessaires pour que la Sécurité vous permette d’accéder aux locaux.
8. Coupes salariales : Le tribunal de Nairobi, qui est pourtant resté en activité grâce au télétravail, ne s’est toujours pas prononcé sur notre affaire. Nous avons soulevé cette question auprès du Conseil de justice interne des Nations Unies en vue de l’adoption, par le Tribunal du contentieux administratif des Nations Unies, d’un système de hiérarchisation des priorités.

Nous vous remercions encore une fois d’avoir participé à la réunion générale. Si vous avez des préoccupations ou des questions, n’hésitez pas à nous envoyer un courriel à l’adresse suivante : unogstaffcouncil@un.org.