At a recent Staff-Management Committee (SMC) meeting, we raised concerns about how different heads of entities (fail to) apply alternate working arrangements (AWA) when staff do not have access to a physical office space. For example, you may recall that we argued unsuccessfully for AWA when the Palais buildings were closed due to the liquidity crisis. At SMC, we requested clear guidance and the uniform use of AWA when physical access to UN premises is partially or fully restricted. The management side acknowledged that some entities had an overly restrictive view of the scope of AWA and agreed to issue new guidance on the use of flexible working arrangements (FWA) and AWA.
This guidance does not replace ST/SGB/2019/3, which remains the applicable legal framework. However, it contains some useful clarifications on AWA:
- It specifies that “exceptional circumstances” are not limited to emergencies like the COVID pandemic but can include situations like office renovations.
- AWA can be applied to the entire duty station or to a smaller number of staff, like all those on a particular floor, in a particular building, etc.
- While AWA is normally at the duty station, under rare and exceptional circumstances, heads of entity may authorize AWA outside the duty station or outside the country of the duty station. This would be applicable for instance when the Organization is not able to provide physical office space or another alternate work location for a temporary and time-bound period.
- Entities implementing AWA should, to the extent possible, provide affected staff members with the equipment and resources required to discharge their official functions.
The guidance relating to FWA includes additional clarifications that may be of interest to staff. For example, it reiterates that it is not necessary to provide sensitive information to managers when requesting to work away from the duty station for compelling personal circumstances. In the case of additional telecommuting as a reasonable accommodation, there is no need to refer to medical services if managers and staff can reach an agreement. In neither case is it required for staff to disclose medical information to their managers.
We will continue to monitor the application of FWA and AWA, about which we continue to receive many queries from staff.
Lors d’une récente réunion du Comité Administration-personnel (SMC), nous avons exprimé nos inquiétudes quant à la manière dont différents responsables d’entité appliquent (ou non) des modalités de travail alternatives. Par exemple, vous vous souviendrez peut-être que nous avons plaidé sans succès en faveur de l’application des modalités de travail alternatives lorsque les bâtiments ont été fermés en raison de la crise de liquidités. Au SMC, nous avons demandé des directives claires et l’utilisation uniforme des modalités de travail alternatives lorsque l’accès physique aux locaux de l’ONU est partiellement ou totalement restreint. L’administration a reconnu que certaines entités avaient une vision trop restrictive de la portée des modalités de travail alternatives et a convenu de publier de nouvelles directives sur l’utilisation de l’aménagement des modalités du travail et des modalités de travail flexibles.
Ces directives ne remplacent pas la circulaire ST/SGB/2019/3, qui reste le cadre juridique applicable. Cependant, il contient quelques précisions utiles sur les modalités de travail alternatives :
- Il précise que les « circonstances exceptionnelles » ne se limitent pas aux situations d’urgence comme la pandémie de COVID-19, mais peuvent inclure des situations comme la rénovation de bureaux.
- Les modalités de travail alternatives peuvent s’appliquer à l’ensemble du lieu d’affectation ou à un nombre plus restreint de membres du personnel, comme tous ceux qui travaillent à un étage particulier, dans un bâtiment particulier, etc.
- Bien que les modalités de travail alternatives se passent d’habitude au sein de lieu d’affectation, dans des circonstances rares et exceptionnelles, les responsables d’entité peuvent autoriser les modalités de travail alternatives en dehors du lieu d’affectation ou en dehors du pays du lieu d’affectation. Cela s’applique par exemple lorsque l’Organisation n’est pas en mesure de fournir un espace de bureau physique ou un autre lieu de travail alternatif pour une période temporaire et limitée dans le temps.
- Les entités mettant en œuvre les modalités de travail alternatives devraient, dans la mesure du possible, fournir aux membres du personnel concernés l’équipement et les ressources nécessaires pour s’acquitter de leurs fonctions officielles.
Les directives relatives à l’aménagement des modalités du travail comprennent des éclaircissements supplémentaires qui peuvent intéresser le personnel. Par exemple, elles réitèrent qu’il n’est pas nécessaire de fournir des informations sensibles aux responsables lors d’une demande de travail hors du lieu d’affectation pour des circonstances personnelles impérieuses. Dans le cas où des jours additionnels de télétravail sont demandés en tant qu’aménagement raisonnable, il n’est pas nécessaire de se référer aux services médicaux si le responsable et le membre du personnel peuvent parvenir à un accord. Dans aucun des deux cas, il n’est exigé du personnel qu’il divulgue des informations médicales à ses responsables.
Nous continuerons de surveiller l’application de l’aménagement des modalités du travail et des modalités de travail alternatives, un sujet sur lequel nous continuons de recevoir de nombreuses questions de la part du personnel.