Many of you are already aware that the Secretary-General has sent a memo to all heads of entities, asking them to require four days of physical presence per week. Along with other Secretariat staff unions, we have written to him to request that he cancel the memo and respect the spirit of the existing policy (ST/SGB/2019/3).
We also met with the UNOG administration to put forward our concerns, requesting that implementation be delayed at least until the end of the school year, and to encourage a maximum of flexibility from supervisors. UNOG agreed to delay implementation until 1 July and we encourage other entities to follow this example, which will give staff time to change their childcare arrangements.
We consider that exigencies of service covers staff who may need to work from home to concentrate, to make important calls outside an open space environment or to maintain confidentiality.
We should also be conscious of recent developments. The General Assembly has decided that the Palais, along with other UN offices, be built around touchdown spaces for one-off or sporadic collaboration. This explains the current hotdesking layout, which depends on staff doing their focused work elsewhere. This has been reinforced by the widespread use of cloud technology (Teams, 365), personal devices and the shift to an always-on working culture that has unfortunately and irrevocably blurred the line between work and home.
In addition, the historic buildings were not designed for hotdesking, while the H building becomes unworkable when used at its theoretical capacity. Another General Assembly, prohibiting the installation of air conditioning, leaves many offices recording temperatures over 30°C in the summer months. All this has led staff to depend on a hybrid mode of working to get their jobs done.
Numerous studies show the benefits of hybrid working, including our own survey of 2023, in which the vast majority of respondents pointed to improved productivity, focus and work-life balance, as well as indicating that they can devote time saved commuting to work. To help us in our advocacy and better understand the impact on staff, we would appreciate it if you could complete this updated survey here.
As a reminder, the UN Secretariat also has a policy on reasonable accommodations, which could include additional days of telecommuting for medical reasons.
Lastly, we recall that ST/SGB/2019/3 is still in force, including its provision that “While there is no right to flexible working arrangements, such arrangements are in line with the efforts of the Organization to be responsive and inclusive and achieve gender parity, and therefore should be viewed favourably as a useful tool by staff and managers alike, where exigencies of service allow”. We will continue to defend this policy, which has proven to work very well when properly applied.
Beaucoup d’entre vous savent déjà que le Secrétaire général a adressé une circulaire à tous les responsables d’entité, leur demandant d’exiger une présence physique de quatre jours par semaine. En collaboration avec d’autres syndicats du Secrétariat, nous lui avons écrit pour lui demander d’annuler cette circulaire et de respecter l’esprit de la politique en vigueur (ST/SGB/2019/3).
Nous avons également rencontré l’administration de l’ONUG pour lui faire part de nos préoccupations, en demandant que la mise en œuvre soit reportée au moins jusqu’à la fin de l’année scolaire et en encourageant les supérieurs hiérarchiques à faire preuve d’un maximum de souplesse. L’ONUG a accepté de reporter la mise en œuvre au 1er juillet et nous encourageons les autres entités à suivre cet exemple, ce qui donnera au personnel le temps de modifier ses modalités de garde d’enfants.
Nous considérons que les exigences du service comprennent des cas où des membres du personnel peuvent avoir besoin de travailler à domicile pour se concentrer, pour passer des appels importants en dehors d’un environnement de bureau ouvert ou pour préserver la confidentialité.
Nous devons également tenir compte des évolutions récentes. L’Assemblée générale a décidé que le Palais, ainsi que d’autres bureaux de l’ONU, soient aménagés autour d’espaces de travail ponctuels destinés à une collaboration occasionnelle ou sporadique. Cela explique la configuration actuelle des bureaux partagés, qui repose sur le fait que le personnel effectue tout travail nécessitant de la concentration ailleurs. Cette situation a été renforcée par l’utilisation généralisée des technologies cloud (Teams, 365), des appareils personnels et le passage à une culture du travail « toujours connecté » qui a malheureusement et irrévocablement brouillé la frontière entre le travail et la vie privée.
De plus, les bâtiments historiques n’ont pas été conçus pour le hotdesking, tandis que le bâtiment H devient inutilisable lorsqu’il est utilisé à sa capacité théorique. Une autre décision de l’Assemblée générale, interdisant l’installation de la climatisation, fait que de nombreux bureaux enregistrent des températures supérieures à 30 °C pendant les mois d’été. Tout cela a conduit le personnel à dépendre d’un mode de travail hybride pour accomplir ses tâches.
De nombreuses études démontrent les avantages du travail hybride, notamment notre propre enquête de 2023, dans laquelle la grande majorité des personnes interrogées ont souligné une amélioration de la productivité, de la concentration et de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, tout en indiquant qu’elles pouvaient consacrer le temps gagné sur les trajets domicile-travail à leur travail. Afin de nous aider dans notre plaidoyer et de mieux comprendre l’impact sur le personnel, nous vous serions reconnaissants de bien vouloir remplir une enquête mise à jour ici.
Pour rappel, le Secrétariat des Nations Unies dispose également d’une politique relative aux aménagements raisonnables, qui pourraient inclure des jours supplémentaires de télétravail pour raisons médicales. Enfin, nous rappelons que la circulaire ST/SGB/2019/3 est toujours en vigueur, y compris sa disposition selon laquelle « Bien que ce ne soit pas un droit, l’aménagement des modalités de travail va dans le sens des efforts que fait l’Organisation pour être à l’écoute, n’exclure personne et réaliser la parité des sexes ; tant les fonctionnaires que le personnel d’encadrement devraient donc le considérer favorablement, comme un outil utile, lorsque les nécessités du service le permettent ». Nous continuerons à défendre cette politique, qui s’est avérée très efficace lorsqu’elle est correctement appliquée.