Outcome of our discussions with management on contracts, FWA, downsizing and other matters | Résultats de nos discussions avec l’Administration sur les contrats, l’aménagement des modalités de travail, les réductions
May 12, 2022

The Staff-Management Committee (SMC), which brings together UN staff unions and their management counterparts, held its annual meeting in Valencia from 23 to 28 April 2022. We wanted to highlight some of the discussions that took place. We will circulate the final report once it has been cleared by the Secretary-General.

·      Fixed-Term Contract Duration: We detailed concerns over a lack of updated continuing contract envelopes and the practice of renewing fixed-term contracts for short periods. We requested that five year fixed-term appointments be issued to staff eligible for conversion to continuing contract that did not fall within the established envelope, as requested by the General Assembly. On duration and renewal of fixed-term appointments, management confirmed that appointments should be renewed at the maximum term feasible given the funding environment and that the current funding situation would often constrain durations to two years rather than five years at this point.

·      Eligibility for Continuing Contracts: We noted concerns about G-1 to G-4 staff not being eligible for continuing contracts as they had not been recruited through a central review body. Management confirmed that the policy is being to include all categories of staff and all grades. However, the policy change would not be retroactive as a central body review is a requirement imposed by the General Assembly. 

·      Flexible Working Arrangements:  Staff representatives proposed improvements to the FWA policy to ensure fairness and consistency in its implementation. Management did not agree to modifying the administrative issuance but did support certain principles, including privacy of personal information, reasonable timeframes for approval of requests and promoting FWA where possible.  Management reinforced that FWA was not an entitlement and could not be applied equally to all staff.

·      Roster Management and Recruitment/Staff Selection Policy:  Management provided background on the initiative to mutually recognize rosters within the UN system. We supported this initiative as it would provide greater opportunities for staff. We also requested that extant roster memberships be maintained and updated in terms of data and status accuracy, and that selection from the roster be more stringently applied in the recruitment process to increase recruitment from rosters.    

·      COVID-19 and Next Normal:  We requested discussions on COVID-19 and the next normal (including the impact of long Covid, and the use of flexible working arrangements to mitigate risks) and the establishment of occupational health and safety (OHS) committees at all duty stations. Management agreed, taking into consideration duty station context and size, that offices should set up OHS committees or similar bodies. Management also agreed that some medical facilities could be improved. 

·      Delegation of Authority: We noted that the policy on delegation of authority to entity heads had resulted in uneven application of the rules, particularly for contract renewals and flexible working arrangements. We called for better monitoring, reporting of abuses and training for senior managers. Management asked for specific instances of alleged abuses to be reported to them.     

·      Staff Engagement Survey: We requested full details by entity and location to better address issues at the local level. Management agreed to ask heads of entities to share the full results of the survey. Heads of entities would have to hold town halls to discuss the full results shared in advance and establish engagement teams to implement and monitor the action plans, with the participation of staff and staff representatives.

·      Anti-Racism Strategy: We requested specific guidance to entities on how to implement the strategy. Staff representatives also requested accountability for inclusive staff selection processes, and appropriate testing or recruitment methods that did not disadvantage particular groups of candidates. Staff representatives supported education and training for staff at all levels and noted the positive impact of open dialogues among staff to share experiences.  Staff representatives also raised the issue of data confidentiality in the context of the Secretary-General’s Strategic Action Plan in this regard, which calls for all entities to publish on both internal and external websites, names, photos, titles and regional groups and level of all senior leaders at D1 level and above. Management confirmed that for certain job functions, staff names, nationality and job titles were already published for which either consent or awareness were already in place..  

·      Data Confidentiality: We expressed concerns over the protection of staff members’ data and privacy as well as liability in the context of using official equipment for personal reasons, and the absence of constraints in investigative bodies’ access to private data stored on private devices used by staff members to perform their work. Management assured us that several policy issuances had undergone significant updates which were nearing finalization, including a new Data and Privacy Protection Policy.  Management did not agree to implementing the EU GDPR as it was not applicable to the UN.

·      DownsizingSMC first started work on a policy to regulate downsizing nine years ago and it still is not out. Management explained it had had to update the draft policy to reflect recent tribunal judgements. Eligible downsized candidates would have to be considered on a priority and non-competitive basis prior to any other candidate. Staff would not retain personal grades with higher pay when selected for a lower-level post.

·      Gender: We requested information on gaps between women and men, such as by age/grade, incidences of job stagnation, differences in job families and internal promotion versus external recruitment, highlighting the need for gender analysis on key issues, including flexible work arrangements, whistle-blower protection and interplay with other diversity criteria. We also noted the lack of recognition of a non-traditional gender identifications. Management provided examples of outreach activities to strengthen the female talent pool and noted it was reviewing gender definitions.

·      People Strategy: Management briefed us on their people strategy. We suggested improved succession planning, greater clarity on the mobility framework in the absence of a General Assembly decision, better support to the mental health strategy and support to diversity initiatives. Dissatisfaction among certain Young Professional Programme (YPP) staff was also raised. Management agreed to examine these issues.

Discussions also took place on safety and security; accountability for crimes against UN staff; unemployment and other insurance initiatives; coaching in lieu of career development; roles and status of the various  focal points established within the Secretariat; job nomenclature and titles; work-life balance; and duty of care for incapacitated staff, particularly with regards to mental health.

Le Comité Administration-personnel (CAP), qui réunit les syndicats du personnel des Nations Unies et leurs interlocuteurs de l’Administration, a tenu sa réunion annuelle à Valence (Espagne) du 23 au 28 avril 2022. Nous souhaitons vous faire part de la teneur de certaines débats, en attendant la diffusion du rapport final, qui sera publié après avoir reçu l’approbation du Secrétaire général.

·      Durée des contrats à durée déterminée : Nous avons exposé en détail nos préoccupations concernant l’absence d’actualisation des enveloppes pour les contrats continus et la pratique consistant à ne renouveler les contrats à durée déterminée que pour de courtes durées. Nous avons demandé que des contrats à durée déterminée de cinq ans soient octroyés aux collaborateurs remplissant les conditions pour une conversion en contrat continu mais en surnombre par rapport à l’enveloppe établie, comme l’a demandé l’Assemblée générale. En ce qui concerne la durée et le renouvellement des contrats à durée déterminée, l’Administration a confirmé que les contrats devaient être le plus longs possible compte tenu de la situation financière et précisé qu’en raison de la situation actuelle ils se limiteraient souvent à deux ans au lieu de cinq.

·      Conditions d’obtention d’un contrat continu: Nous avons exprimé des préoccupations en ce qui concerne les fonctionnaires des catégories G-1 à G-4 qui ne peuvent prétendre à un contrat continu parce qu’ils n’ont été recrutés à l’issue d’une procédure de sélection sanctionnée par un organe de contrôle central. L’Administration a confirmé que la politique était en cours de modification, l’objectif étant d’inclure toutes les catégories de personnel et tous les grades. Toutefois, les nouvelles règles ne seront pas rétroactives parce que l’examen par un organe central de contrôle est une exigence de l’Assemblée générale. 

·      Aménagement des modalités de travail :  Les représentants du personnel ont proposé des améliorations à la politique d’aménagement des modalités de travail afin de garantir l’équité et la cohérence de sa mise en œuvre. L’Administration n’a pas accepté de modifier la circulaire administrative mais elle dit adhérer à certains principes, notamment la confidentialité des informations personnelles, le respect de délais raisonnables pour l’approbation des demandes et la promotion de l’aménagement des modalités de travail dans la mesure du possible. Elle a insisté sur le fait que l’aménagement des modalités de travail n’était pas un droit et qu’il ne pouvait pas être appliqué de la même manière pour tout le monde.

·      Gestion des fichiers de candidats présélectionnés et politique de recrutement et de sélection du personnel :  L’Administration a fourni des informations sur l’initiative visant à la reconnaissance mutuelle des fichiers de candidats présélectionnés entre entités du système des Nations Unies. Nous avons soutenu cette initiative car elle allait permettre d’élargir les perspectives de carrière des fonctionnaires. Nous avons également demandé que les fichiers existants soient tenus à jour en ce qui concerne l’exactitude des données et des statuts, et que les sélections des candidats à partir de fichiers de candidats présélectionnés soient plus étroitement associés au processus de recrutement pour que ces fichiers soient davantage utilisés.

·      COVID-19 et « nouvelle normalité » :  Nous avons demandé qu’il y ait des discussions au sujet de la COVID-19 et de la « nouvelle normalité » (dans lesquelles il serait question des effets à long terme de la maladie et du recours à l’aménagement des modalités de travail pour atténuer les risques) et que soient créés des comités de santé et de sécurité au travail (CSST) dans tous les lieux d’affectation. L’Administration a dit qu’il convenait, tout en tenant compte de la situation et de la taille des lieux d’affectation, que les bureaux mettent en place des CSST ou des organes similaires. Elle a également admis que certaines installations médicales pourraient être améliorées.

·      Délégation de pouvoirs : Nous avons fait observer que la politique de délégation de pouvoirs aux chefs d’entités avait eu pour effet l’application inégale des règles, notamment en ce qui concerne le renouvellement des contrats et l’aménagement des modalités de travail. Nous avons réclamé l’amélioration de la surveillance, du signalement des violations et de la formation des cadres supérieurs. L’Administration a dit que les cas de violations présumées devaient lui être signalés.

·      Enquête sur la motivation du personnel : Nous avons demandé que des informations détaillées soient fournies par entité et par lieu d’affectation afin de faciliter le traitement des problèmes au niveau local. L’Administration a dit qu’elle demanderait aux chefs d’entités de divulguer les résultats complets de l’enquête. Ces responsables devront organiser des réunions générales pour discuter de ces résultats, qu’ils auront préalablement publiés, et mettre sur pied des équipes « motivation » chargées de l’application et du suivi des plans d’action, avec la participation du personnel et de ses représentants.

·      Stratégie pour l’élimination du racisme : Nous avons demandé des conseils spécifiques aux entités sur la manière d’appliquer la stratégie. Les représentants du personnel ont également demandé que les procédures de sélection du personnel soient inclusives et que les épreuves de sélection et les recrutements ne désavantagent pas certains groupes de candidats. Nous avons plaidé en faveur de l’éducation et de la formation du personnel à tous les niveaux et souligné les effets bénéfiques de dialogues ouverts entre les fonctionnaires pour mutualiser leurs expériences. Les représentants du personnel ont en outre soulevé la question de la confidentialité des données dans le contexte du plan d’action stratégique du Secrétaire général, dans lequel il est demandé à toutes les entités de publier sur les sites web internes et externes le nom, la photo, le titre, le rang et la et la région d’origine de tous les hauts responsables de niveau D1 et au-dessus. L’Administration a confirmé qu’elle ne publierait pas les informations personnelles des fonctionnaires sans leur consentement.

·      Confidentialité des données : Nous avons exprimé des préoccupations concernant la protection des données et de la vie privée des fonctionnaires et leur responsabilité dans le contexte de l’utilisation d’équipements officiels à des fins personnelles, et le fait que les organes d’enquête puissent accéder sans entraves aux données privées stockées sur des appareils privés utilisés par les fonctionnaires pour leur travail. L’Administration nous a assuré que plusieurs textes administratifs faisaient l’objet d’importantes révisions qui étaient sur le point d’être menées à terme, notamment en vue d’une nouvelle politique de protection des données et de la vie privée. L’Administration n’a pas accepté que le Règlement général sur la protection des données de l’UE soit appliqué car il n’était pas applicable à l’ONU.

·      Réductions d’effectifs : La politique visant à réglementer les réductions d’effectifs sur laquelle le CAP a commencé à travailler il y a neuf ans n’a toujours pas vu le jour. L’Administration a expliqué qu’elle avait dû mettre à jour son projet afin de tenir compte des récents jugements du tribunal. Les candidats qualifiés qui ont fait les frais d’une réduction d’effectifs ne devraient pas faire l’objet d’une mise en compétition et ils devraient avoir la priorité sur tout autre candidat bénéficiant d’un traitement prioritaire dans leur catégorie. Les candidats sélectionnés pour un poste de niveau inférieur à celui de leur ancien poste ne conserveraient pas leur grade et leur rémunération plus élevée antérieure.

·      Question du genre :  Nous avons demandé des informations sur les disparités entre les femmes et les hommes, par exemple par âge ou par grade, et sur leurs incidences en matière de stagnation des carrières, et sur les différences d’une famille d’emplois à l’autre et en ce qui concerne la place de la promotion interne par rapport au recrutement externe, en soulignant la nécessité d’une analyse de la dimension du genre dans des questions clés telles que l’aménagement des modalités de travail, la protection des lanceurs d’alerte et les interactions avec d’autres critères de diversité. Nous avons également fait état du manque de reconnaissance des identités de genre non traditionnelles. L’Administration a fourni des exemples d’activités de sensibilisation visant à renforcer le vivier de talents féminins et dit qu’elle était en train de revoir les définitions des genres.

·      Politique du personnel :  L’Administration nous a informés de sa politique du personnel. Nous avons dit qu’il serait bon d’améliorer la planification de la relève, de clarifier le cadre de mobilité en l’absence d’une décision de l’Assemblée générale, de mieux soutenir la stratégie en matière de santé mentale et les initiatives en faveur de la diversité. Il a également été question du mécontentement de certains fonctionnaires du Programme des jeunes professionnels (PJP). L’Administration a accepté d’examiner ces questions.

Il a également été question de la sûreté et de la sécurité, des poursuites dans le cadre de crimes commis contre le personnel des Nations Unies, de l’assurance chômage et d’autres initiatives d’assurance, du recours au coaching pour le développement de carrière, du rôle et du statut des coordonnateurs, de la nomenclature et des titres des emplois, de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et de l’obligation de diligence vis-à-vis du personnel en situation d’incapacité, notamment en ce qui concerne la santé mentale.