The annual in-person session of the Staff-Management Committee (SMC) took place in Vienna last week. SMC is the consultation forum for all UN Secretariat policies affecting staff welfare and working conditions. This year, both sides agreed that the focus should be on issues relating to the current crises facing the UN: the UN80 initiative, the impact of the financial situation on staff and the downsizing policy.
During a frank discussion on UN80, management did not shy away from stating that the initiative is driven by cost reduction considerations and will include proposals to move services away from more expensive duty stations. They also acknowledged the similarities with the Global Service Delivery Model proposal, which was ultimately rejected by member states. However, they believe that this time it will work for various reasons, including that a broader range of states have become focused on cost savings. We are of course extremely concerned that the proposals will negatively affect both mandate delivery and staff.
As soon as staff representatives were briefed on the initiative we asked to be included, writing to the Secretary-General through our staff federation and as SMC unions. However, as he stated in response, only senior managers will be included in the task force and working groups. In Vienna, staff once again insisted on the need to have a seat at the table, pointing out that the terms of reference of the task force itself state that it must work “in close consultation with the representatives of staff”. Management reiterated that staff representatives will not be on the task force but will be consulted through SMC on the proposals and proposed to hold an additional ad hoc meeting in June for this purpose, if funding allows.
It is also planned to create a page on iseek where staff will be able to submit their own efficiency ideas. In this endeavour, we call for solidarity. It is only too easy to dismiss other people’s functions and contributions as inefficient in the hope of saving our own and it may well backfire.
Another focus was the downsizing policy. While we have been repeatedly assured that it would be properly implemented when needed, management now interpret it as only applicable when contracts will be terminated. In the current context, we believe management is trying to evade its responsibilities by letting fixed-term contracts lapse instead to reduce staff. This also enables management to avoid being bound fair and objective criteria, creating openings for arbitrariness and preferential treatment. We believe this to be ethically wrong and will be advocating against this in various ways. We already made this clear in Vienna by formally registering a disagreement with management’s position.
The current crisis spilled into discussion of seemingly unrelated agenda items. For example, in a discussion on performance ratings, we highlighted that the “exceeds expectations” performance rating has a real impact on job security as it is used to decide continuing appointments and downsizing, while some managers and departments continue to apply arbitrary rules on whether it can be awarded. In a discussion on the LGBTQI strategy, we asked whether management have considered the impact of asking staff with same-sex partners to move to a duty station where their relationship would not be recognized.
We received some important updates: new step determination guidelines, which will affect the maximum steps that can be awarded to new staff and temporary colleagues and will have some retroactive effect, should be issued imminently. A long-awaited policy on part-time employment, which should make it easier to request in certain circumstances, including return from parental leave or sick leave, is also an HR priority for 2025.
Other vital discussions, on rosters, artificial intelligence, flexible working arrangements and more had to be deferred to future online meetings.
Our last town hall on the financial situation was very well attended and we promised to keep you updated. We propose to give an update on the outcomes of SMC as well as everything we are hearing about the UN80 initiative and funding cuts on Tuesday 22 April at 11:30 a.m., on MS Teams.
Please continue to send us your questions and concerns.
In solidarity,
La session annuelle et présentielle du Comité administration-personnel (SMC) s’est tenue à Vienne la semaine dernière. Le SMC est l’instance de consultation de tous les textes administratifs du Secrétariat de l’ONU affectant le bien-être et les conditions de travail du personnel. Cette année, les deux parties ont convenu de mettre l’accent sur les questions liées aux crises actuelles auxquelles est confrontée l’Organisation des Nations unies : l’initiative UN80, l’impact de la situation financière sur le personnel et la politique sur la réduction des effectifs.
Au cours d’une discussion franche sur l’initiative UN80, l’administration n’a pas hésité à déclarer que celle-ci était motivée par des considérations de réduction des coûts et qu’elle inclurait des propositions visant à délocaliser des services des lieux d’affectation les plus coûteux. Elle a également reconnu les similitudes avec la proposition de modèle global de prestation de services, qui a finalement été rejetée par les États membres. Cependant, ils pensent que cette fois-ci, cela fonctionnera pour diverses raisons, notamment parce qu’un plus grand nombre d’États se sont concentrés sur la réduction des coûts. Nous sommes bien sûr extrêmement préoccupés par le fait que ces propositions auront un impact négatif sur l’exécution des mandats et sur le personnel.
Dès que les représentants du personnel ont été informés de cette initiative, nous avons demandé à en faire partie, en écrivant au Secrétaire général par l’intermédiaire de notre fédération du personnel et en tant que syndicats du SMC. Cependant, comme il l’a déclaré dans sa réponse, seuls les cadres supérieurs seront inclus dans les différents groupes de travail. À Vienne, le personnel a de nouveau insisté sur la nécessité d’avoir une place à la table, soulignant que le mandat du groupe de travail lui-même stipule qu’il doit travailler « en étroite consultation avec les représentants du personnel ». L’administration a réaffirmé que les représentants du personnel ne feraient pas partie du groupe de travail, mais qu’ils seraient consultés sur les propositions par l’intermédiaire du Comité de gestion de la sécurité et a proposé d’organiser une réunion ad hoc supplémentaire en juin à cette fin, si le financement le permet.
Il est également prévu de créer une page sur iseek où le personnel pourra soumettre ses propres idées en matière d’efficacité. Dans cette entreprise, nous en appelons à la solidarité. Il est trop facile de rejeter les fonctions et les contributions des autres comme inefficaces dans l’espoir de sauver les nôtres, et cela peut se retourner contre nous.
La politique sur la réduction des effectifs a également été au centre des préoccupations. Alors qu’on nous a assuré à plusieurs reprises qu’elle serait correctement mise en œuvre en cas de besoin, l’administration l’interprète désormais comme n’étant applicable qu’en cas de résiliation de contrats. Dans le contexte actuel, nous pensons que l’administration tente de se soustraire à ses responsabilités en laissant les contrats à durée déterminée expirer afin de réduire le personnel. Cela permet également à l’administration d’éviter d’être liée par des critères justes et objectifs, créant ainsi des possibilités d’arbitraire et de traitement préférentiel.
La crise actuelle a débordé sur la discussion de points de l’ordre du jour apparemment sans rapport. Par exemple, lors d’une discussion sur les notations de performance, nous avons souligné que la notation « dépasse les attentes » a un impact réel sur la sécurité de l’emploi car elle est utilisée pour décider des engagements continus et des réductions d’effectifs, alors que certains superviseurs et départements continuent d’appliquer des règles arbitraires pour déterminer si cette notation peut être attribuée. Lors d’une discussion sur la stratégie LGBTQI, nous avons demandé si la direction avait pris en compte l’impact du fait de demander au personnel ayant un(e) partenaire du même sexe de déménager dans un lieu d’affectation où leur relation ne serait pas reconnue.
Nous avons reçu d’importantes mises à jour : de nouvelles lignes directrices sur la détermination des échelons, qui affecteront le nombre maximum d’échelons pouvant être accordés aux nouveaux membres du personnel et aux collègues temporaires et qui auront un effet rétroactif, devraient être publiées sous peu. Une politique très attendue sur l’emploi à temps partiel, qui devrait faciliter les demandes dans certaines circonstances, notamment au retour d’un congé parental ou d’un congé de maladie, est également une priorité en matière de ressources humaines pour 2025.
D’autres discussions essentielles, sur les listes de réserve (rosters), l’intelligence artificielle, les modalités de travail flexibles et autres, ont dû être reportées à de futures réunions en ligne.
Notre dernière réunion générale sur la situation financière a attiré beaucoup de monde et nous avons promis de vous tenir au courant. Nous proposons de faire le point sur les résultats du SMC ainsi que sur tout ce que nous savons au sujet de l’initiative UN80 et des réductions de financement le mardi 22 avril à 11h30 sur MS Teams.
N’hésitez pas à nous faire part de vos questions et de vos préoccupations.
En toute solidarité,