Dear Colleagues,

As you may be aware, the pension fund recently put in place a new IT system called IPAS (Integrated Pension Administration System). While this was supposed to improve the client experience, it has instead led to significant delays in paying out pensions to newly retired colleagues – the delay can be as long as six months (although this also includes delays by organizations and staff in submitting correct documents to the fund) and could grow longer. 

The delay is extended for staff who have worked part time or had breaks in service. Furthermore, staff who have not accumulated leave prior to retiring as well as those with large medical bills have reported serious cashflow difficulties. Several have taken loans and we have heard of staff mortgaging their houses to maintain cashflow.

We understand that the problems with IPAS stem from flaws in the software concept and design, which we believe could have been addressed prior to implementation, and a shortage of staff.

These problems are serious and go well beyond the “temporary slowdown of processing times” flagged by the fund CEO, Sergio Arvizu in his letter last June. Through our union federation (CCISUA working in partnership with FICSA), we will be taking this issue up with the pension fund leadership.

In the meantime, you should be aware that the client-facing staff of the pension fund are doing their best to address the backlog and prioritizing cases of widows and staff with disabilities. While we understand your frustration we urge that you do not focus your heat on them.

At the same time, if you are retiring in the coming months, and especially if you have large medical bills, we advise that you accumulate leave to cash-in, increase your cash reserves and defer any post-retirement plans for large expenditures such as a new property or car. You may also wish to contact the Office of Staff Legal Assistance.

We will keep you updated on how this

chers collègues,

Comme vous le savez, la Caisse des pensions a récemment adopté un nouveau système informatique appelé SIAP (Sytème intégré d’administration des pensions). L’objectif était d’améliorer les services fournis aux clients. Or, cela a entraîné des retards considérables dans le versement de la pension de retraite pour les collègues qui ont pris dernièrement leur retraite. Ce délai peut atteindre 6 mois, en prenant en compte le temps que prennent les organisations et les fonctionnaires pour soumettre les documents corrects à la Caisse.

Ce délai est encore plus important lorsqu’il s’agit de collègues ayant travaillé à mi-temps ou qui ont eu une interruption de carrière. De plus, les fonctionnaires n’ayant pas accumulé des jours de congé avant leur départ à la retraite et ceux qui ont d’énormes factures médicales, ont indiqué se trouver dans de graves problèmes de liquidités. Plusieurs fonctionnaires avaient contracté des prêts et nous avons appris que certains ont dû hypothéquer leur bien immobilier pour avoir suffisamment de liquidités.

Il est certain que les problèmes liés au SIAP découlent de failles dans la conception du logiciel, ce qui était possible à prévoir avant sa mise en fonction. 

Ces problèmes sont de taille et vont au-delà du “ralentissement temporaire du temps de traitement” qu’a relevé l’Administrateur de la Caisse, M. Sergio Arvizu dans sa lettre de juin dernier. Nous allons, à travers notre fédération (la CCISUA œuvrant en partenariat avec la FICSA), soulever cette question au niveau de la direction de la Caisse.

Entre temps, il ne faut pas oublier que les fonctionnaires de la Caisse qui sont chargés des relations avec la clientèle déploient les efforts nécessaires pour gérer les retards accusés et pour traiter en priorité les cas de fonctionnaires veufs ou ayant un handicap. Nous savons que cette situation ne vous est pas acceptable, mais nous vous encourageons à faire montre de patience à leur égard.

De plus, si vous prenez votre retraite dans les mois à venir et surtout si vous avez de grosses factures médicales, nous vous conseillons d’accumuler des jours de congé, d’augmenter vos réserves en liquidités et de remettre à une période ultérieure vos plans post-retraite lorsqu’ils impliquent de grosses dépenses tel que l’achat d’une propriété ou d’une voiture. Vous pouvez aussi prendre contact avec le Bureau de l’aide juridique au personnel.

Nous vous tiendrons informés des prochains développements en la matière.