We would like to update you on the Palais closures, which as you will be aware, requires the evacuation of office space in the E and B buildings, Annex Bocage and Villa Feuillantines.
The Director-General has linked this action to a liquidity situation caused by a member state failing to fully pay its dues from last year and made more frequent by the shift from two-year to annual budgets.
The closures would require staff in the affected buildings to move, mostly to the H building. Staff currently in the H building would need to consolidate into a smaller space for the new arrivals, and personal lockers may need to be shared. In addition, building work will need to be paid for in order to adapt certain spaces for VIP use.
This is a clear case where staff are being asked to take the load while activities for member states continue almost unhindered and staff are required to do more with less, given the many frozen regular budget posts.
Since our townhall, the US has confirmed in writing that following the Congressional approval of its budget, it will “soon pay” the outstanding amount from 2023 of $322 million.
In the light of this development, it is not clear why the Director-General is persisting with a plan that will generate huge fixed costs in terms of disruption, moving and VIP building works, when the savings from what may be a very temporary move are not clear.
Many of you have understandably asked us if there may be other reasons for the closure, not directly tied to the liquidity situation, a point echoed in the press. However, we are not privy to any further information.
Nevertheless, we believe that the moves, which are being referred to as “space optimization”, are in fact the first stage in implementing hotdesking throughout the Palais, which the Staff Union has been opposing.
While UNOG has set a deadline of 22 April for staff in the closed buildings to move to H building, we take note that staff do not yet have clear instructions on packing their belongings and how hot desking will be organised.
Given all of the above, the UNOG Staff Union calls on the Director-General once again to reverse her decision.
It recommends that staff in the affected buildings do not move to the H building due to health and safety concerns, impact on work productivity, overcrowding and stress, and the magnitude of costly and pointless disruptions.
For the same reasons we recommend that all staff avoid the H building and work from home if necessary. The policy on flexible working arrangements allows working from home up to 5 days a week in compelling circumstances, which we believe the current situation mandates.
Finally, we ask that you fill in this short survey on your views on the closures and how the closures would affect your work. You will have a choice here to call on the Director-General to reverse her decision.
Further, we continue to call upon the Director-General to ensure consistency across UN entities in allowing maximum flexibility in working modalities by allowing staff to work from home five-days a week, even if we believe that alternate working arrangements are the appropriate modality.
We will keep you updated on this important issue.
Nous souhaitons donner des informations actualisées sur la fermeture partielle du Palais qui, comme vous le savez, nécessite l’évacuation des bureaux des bâtiments E et B, de l’Annexe Bocage et de la Villa Feuillantines.
La Directrice générale explique que cet fermeture est dû à un problème de liquidité causé par le fait qu’un État membre n’a pas payé intégralement ses cotisations de l’année dernière. De telles situations sont devenues plus fréquentes depuis le passage des budgets biennaux aux budgets annuels.
La fermeture nécessiterait le déplacement du personnel des bâtiments concernés, principalement vers le bâtiment H. Le personnel actuellement présent dans le bâtiment H devra être regroupé dans un espace plus petit pour les nouveaux arrivants, et les casiers personnels devront peut-être être partagés. Par ailleurs, des travaux de construction devront être financés afin d’adapter certains espaces à un usage VIP.
Il s’agit d’un cas clair où le personnel est invité à assumer la charge alors que les activités des États membres se poursuivent presque sans entrave et où le personnel est obligé de faire plus avec moins, compte tenu des nombreux postes du Bureau régional gelés.
Depuis notre réunion générale, les États-Unis ont confirmé par écrit qu’après l’approbation de leur budget par le Congrès, ils « paieront bientôt » le montant impayé de 2023, soit 322 millions de dollars.
À la lumière de cette évolution, on ne voit pas bien pourquoi la Directrice générale persiste avec un plan qui générera d’énormes coûts fixes en termes de perturbations, de déménagements et de travaux de construction pour les VIP, alors qu’il n’est pas clair combien d’économies pourront être réalisées grâce à un déménagement qui pourrait être très provisoire.
Vous avez été nombreux à nous demander, à juste titre, s’il pouvait y avoir d’autres raisons à la fermeture, non directement liées à la situation des liquidités, un point repris dans la presse. Cependant, nous ne disposons d’aucune information supplémentaire.
Néanmoins, nous pensons que ces mesures, qualifiées d’« optimisation de l’espace », constituent en fait la première étape vers la mise en place du hotdesking dans l’ensemble du Palais, à laquelle le Syndicat du personnel s’est opposé.
Bien que l’ONUG ait fixé au 22 avril la date limite pour que le personnel des bâtiments fermés puisse emménager dans le bâtiment H, nous notons que le personnel n’a pas encore reçu d’instructions claires sur l’emballage de ses affaires et sur la manière dont le partage de bureau sera organisé.
Compte tenu de tout ce qui précède, le Syndicat du personnel de l’ONUG demande une fois de plus à la Directrice générale de revenir sur sa décision.
Il recommande au personnel des bâtiments concernés de ne pas déménager dans le bâtiment H en raison des problèmes de santé et de sécurité, de l’impact sur la productivité du travail, de la surpopulation et du stress, et de l’ampleur des perturbations coûteuses et inutiles.
Pour les mêmes raisons, nous recommandons à tout le personnel d’éviter le bâtiment H et de travailler à domicile si nécessaire. La politique en matière de modalités de travail flexibles permet de travailler à domicile jusqu’à 5 jours par semaine dans des circonstances impérieuses, ce que nous pensons être la situation actuelle.
Enfin, nous vous demandons de répondre à ce court sondage sur votre point de vue sur les fermetures et sur la manière dont les fermetures affecteraient votre travail. Vous aurez ici le choix de demander à la Directrice générale de revenir sur sa décision.
En outre, nous continuons de demander au Directeur général d’assurer la cohérence entre les entités des Nations Unies en permettant une flexibilité maximale dans les modalités de travail en autorisant le personnel à travailler à domicile cinq jours par semaine, même si nous pensons que des modalités de travail alternatives constituent la modalité appropriée.
Nous vous tiendrons au courant sur cette question importante.
*Photo by Chris Barbalis on Unsplash