Many staff are unaware that there is a time limit on the recovery of overpayments of entitlements that result from an administrative error by the Organisation (ST/AI/2009/1). If the staff member could not reasonably have been expected to be aware of the overpayment, any recovery is limited to the amounts paid during the two years before he or she was notified.

For example, say that you received a dependent spouse allowance during 2020, duly provided your spouse’s gross income documentation in 2021, but were informed in 2023 that there was an overpayment to be recovered. This could be in breach of ST/AI/2009/1, para 3.1 and no amount paid in 2020 should be recovered by the Organisation, since more than two years would have passed between the date of notification and that of the disbursements in question.

If this happens to you, we strongly advise you to seek legal advice without delay, as the usual 60-day deadline for challenging an administrative decision will apply.

We note that staff members generally have a one-year period to rectify underpayments and administrative errors made to their detriment, while the Organisation has more leeway in the other direction. We therefore encourage the administration to comply with the limits set out in policies such as ST/AI/2009/1 and to demonstrate flexibility and understanding in cases where no rules prevent it from making adjustments after a period of many years.

De nombreux fonctionnaires ignorent qu’il existe un délai pour le recouvrement des trop-perçus résultant d’une erreur administrative de l’Organisation (ST/AI/2009/1). Si le fonctionnaire ne pouvait raisonnablement avoir connaissance du trop-perçu, tout recouvrement est limité aux montants payés au cours des deux années précédant la notification.

Par exemple, supposons que vous ayez reçu une allocation pour un conjoint à charge en 2020, que vous ayez dûment fourni les documents relatifs au revenu brut de votre conjoint(e) en 2021, mais que vous ayez été informé en 2023 qu’il y avait un trop-perçu à recouvrer. Il pourrait s’agir d’une violation de l’instruction administrative ST/AI/2009/1, paragraphe 3.1, et aucun montant versé en 2020 ne devrait être recouvré par l’Organisation, puisque plus de deux ans se seraient écoulés entre la date de la notification et celle des paiements en question.

Si vous êtes dans ce cas, nous vous conseillons vivement de demander un conseil juridique sans tarder, car le délai habituel de 60 jours pour contester une décision administrative s’appliquerait.

Nous constatons que les fonctionnaires disposent généralement d’un délai d’un an pour rectifier les sous-paiements et les erreurs administratives commises à leur détriment, alors que l’Organisation dispose d’une plus grande marge de manœuvre dans l’autre sens. Nous encourageons donc l’administration à respecter les limites fixées dans des politiques telles que la ST/AI/2009/1 et à faire preuve de souplesse et de compréhension dans les cas où aucune règle ne l’empêche de procéder à des ajustements après une période de plusieurs années.