Following our last broadcast criticising the imposition of hotdesking throughout the Palais (including the old building) with a ratio of 6.4 desks for 10 staff, we have started consultations with management. 

This is a very serious matter and breaks earlier commitments made to staff. 

• The proposed ratio of 6.4:10 (much lower than the 8:10 applied until now in the H building) is close to the average occupancy across all days and entities, leaving little margin. There will therefore be multiple occasions when staff will be forced to work from home, or will come to an in-person meeting only to then go back home and telecommute because there is no desk for them.
• The lack of desks also means that many of you might not be able to telecommute when it best fits your family or professional circumstances, but when building facilities dictate. 
• Further, since Covid, the proliferation of Teams meetings with colleagues around the world makes hotdesking environments even less fit-for-purpose (to borrow management jargon).  
• Hotdesking, given this ratio, will therefore make your work-life balance worse and your office life more unpleasant and ineffective. 

So why are we facing this sudden deterioration of working conditions? Are people telecommuting too much? Is the Palais emptier than when the initial plans were drawn? Not really. Hard data indicates that the average occupancy of the Palais in 2016 was 46%, and that the current ratio is 45%. In other words, the Palais is not emptier than before, and our office needs have not changed. What is the reason, then? 

We heard from management that one of the main drivers behind this measure is the lack of managerial foresight in some UN entities which have doubled their staff numbers despite not having a plan for where to put them. This is regrettable, and not an acceptable reason to make the more than 2,500 people working at the Palais, and their families, suffer the consequences. It is also not a good reason to make mandate delivery less efficient. 

Management informed us that the decision was based on a Board of Auditors recommendation to “conduct a space optimization study by the end of 2023” and suggested that we put our arguments directly to the team conducting the audit in Geneva.

The Staff Union has now met this team. They confirmed to us that they only recommended that UNOG do a study, and they did not call for hotdesking or a particular desk-to-staff ratio. This was UNOG’s management decision and therefore the Staff Union reiterates its call to the administration to go back to the drawing board and find a solution that will ensure staff wellbeing, the efficient delivery of mandates and the reputation of the Palais as an effective, thriving beacon of multilateralism.

Suite à notre dernière communication critiquant l’imposition du système de postes de travail partagés (hotdesking) partout dans le Palais (y compris le bâtiment historique) avec une proportion de 6,4 bureaux pour 10 membres du personnel, nous avons entamé des consultations avec l’administration.

Il s’agit d’un problème grave et d’une rupture avec les engagements pris précédemment envers le personnel.

• Le ratio proposé de 6,4 pour 10 (bien inférieur au ratio de 8 pour 10 appliqué jusqu’à présent dans le bâtiment H) est proche de l’occupation moyenne sur l’ensemble des jours et des entités, ce qui laisse peu de marge. Il y aura donc de nombreuses occasions où des membres du personnel seront contraints de travailler à domicile, ou viendront assister à une réunion présentielle et ensuite rentreront chez eux pour télétravailler parce qu’ils n’auront pas de bureau.
• De plus, à cause du manque de bureaux, beaucoup d’entre vous ne pourront télétravailler les jours qui correspondent le mieux à votre situation familiale ou professionnelle, mais bien ceux imposés par l’agencement du bâtiment. 
• En outre, depuis la pandémie de Covid, la prolifération des réunions par Teams avec des collègues du monde entier rend les environnements en hotdesking encore moins adéquats aux objectifs visés ou fit-for-purpose (pour emprunter le jargon du management).
• Le hotdesking avec ce ratio nuira donc à l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée et rendra la vie du bureau moins agréable et le travail moins efficace. 

Alors pourquoi sommes-nous confrontés à cette soudaine détérioration de nos conditions de travail ? Y a-t-il trop de télétravail ? Le Palais est-il plus vide qu’à l’époque de l’établissement du projet initial ? Pas vraiment. Des données concrètes indiquent que le taux d’occupation moyen du Palais en 2016 était de 46%, et que le taux actuel est de 45%. Autrement dit, le Palais n’est pas plus vide qu’avant et nos besoins en bureaux n’ont pas évolué. Quelle en est donc la raison ?

L’administration nous a dit que l’un des principaux facteurs à l’origine de cette mesure était le manque de prévoyance de la part des administrateurs de certaines entités des Nations unies, qui ont doublé leurs effectifs sans aucun plan pour les loger. Ceci est regrettable et ce n’est pas une bonne raison pour en faire payer les conséquences aux plus de 2 500 personnes travaillant au Palais, ainsi qu’à leurs familles. Ce n’est pas non plus une raison valable pour rendre plus difficile l’exécution des mandats.

Nous avons été informés par l’administration que la décision était fondée sur une recommandation du Comité des commissaires aux comptes visant à réaliser “une étude sur l’optimisation de l’espace d’ici à la fin de 2023” et nous a suggéré d’exposer nos arguments directement à l’équipe chargée de l’audit à Genève.

Le Syndicat a rencontré cette équipe. Les membres nous ont confirmé que la recommandation faite à l’ONUG était de réaliser une étude et qu’ils n’avaient préconisé ni le hotdesking ni un ratio particulier entre le nombre de bureaux et le nombre de membres du personnel. Cette décision revenait à l’administration de l’ONUG et, par conséquent, le Syndicat réitère sa demande à l’administration de revenir à la case départ et trouver une solution qui garantit le bien-être du personnel, l’exécution efficace des mandats et la réputation du Palais en tant que pôle de multilatéralisme efficace et florissant.